Welche digitalen Tools gibt es für räumlich und zeitlich getrenntes Arbeiten?

17.03.2020

Digitale Tools bieten vielfältige Möglichkeiten, um im Team zusammenzuarbeiten, auch wenn man räumlich oder auch zeitlich getrennt arbeitet. Die kollaborative Arbeit mit digitalen Werkzeugen wird von vielen Softwareanbietern unterstützt. Hier folgt eine kurze Auflistung von Möglichkeiten.

Telefon- / Videokonferenzen

Skype ist eine weit verbreitete Software, um Personen mit Chat-, Video- und Audiogesprächen weltweit zu vernetzen. Im privaten Umfeld

Skype for Business wurde durch die Software Microsoft Teams ersetzt, in der Teambesprechungen im Unternehmensumfeld durch zahlreiche Funktionen unterstützt wird. Microsoft Teams ist Bestandteil des Office-365-Paketes.

Kosten: Die Basis-Funktionalität von Skype ist kostenfrei. Für Telefongespräche kann ein Skype-Guthaben aufgeladen werden oder Pakete für Anrufe ins Ausland gebucht werden.

Die Software Microsoft Teams ist aktuell kostenlos. Im Rahmen der Microsoft-365- Pakete ist das Tool enthalten.

Microsoft bietet während der Corona-Krise die Software Microsoft Teams kostenfrei an, z. B. wird auf die Option für IT-Abteilungen hingewiesen, das freie Paket Office 365 E1 zu nutzen.

Webex bietet Lösungen für Videokonferenzen und Telefonanlagen, neben Software auch Hardware. Die Teilnahme an Meetings ist über einen Link möglich, es können Unterlagen durch Bildschirmfreigabe gezeigt werden und auch Aufzeichnungen erfolgen.

Kosten: Es gibt eine kostenlose Version mit Einschränkungen der Funktionalität. Eine Einwahl per Audio-Verbindung und Dateifreigaben sind ab der Starter-Version für 12,85 € / Monat (Pro Gastgeber) möglich.

Es gibt aktuell Sonderkonditionen („wecare2020“).

Die Software TeamViewer ist eine umfassende und weit verbreitete Plattform für Fernzugriffe und -steuerungen. Eine sichere Wartung über nahezu alle Desktop- und Mobilplattformen wird vom TeamViewer angeboten.

Kosten: Single-User-Preis ab 27,90 € / Monat, Multi-User ab 57,90 € / Monat.

Wegen der Corona-Krise bietet TeamViewer seine Dienste vorübergehend auch für berufliche Zwecke kostenfrei für kleinere Nutzungsumfänge an. Diese inoffizielle Information basiert auf Hinweisen von gängigen IT-Fachzeitschriften, die auf die kostenlose Version der Software hinweisen – deren Verwendung für berufliche Kontexte momentan nicht mehr geprüft wird.

Eine kompakte und günstigere Alternative von TeamViewer gibt es mit Blizz. Video-, Audio-, Chat- und Bildschirmübertragung wird mit einer einfachen Funktionalität von der Software angeboten. Eine Einwahl per Telefon ist auch unkompliziert möglich.

Kosten: Eine kostenfreie Version erlaubt bis zu 5 Teilnahmen in einem Meeting, bis zu 10 Teilnahmen sind im Core-Paket ab 6 € / Monat (ein/e Organisator*in) möglich.

Ein weiteres Tool für Videokonferenzen ist Zoom, in dem neben dem Teilen des Bildschirms auch Aufzeichnungen vom Gespräch für nicht anwesende Personen gemacht werden können. Die Videokonferenz ist über einen Weblink, aber auch Telefoneinwahl möglich.

Kosten: Die kostenlose Version ist für Besprechungen bis zu 40 Minuten verfügbar, Preise für kleine Teams beginnen bei 13.99 € / Monat.

GoToMeeting ist ein Tool des Unternehmens LogMeIn Ireland Limited für Videokonferenzen, Telefonkonferenzen und es bietet auch Möglichkeiten zur Aufzeichnung sowie das Teilen des Bildschirms. Zusätzlich werden auch Hardwarepakete zur Ausstattung von Konferenzräumen angeboten. Das Tool ist mit diversen Geräten und Betriebssystemen kompatibel.
 
Kosten: GoToMeeting ist ab 11,75 € (Organisator) / Monat erhältlich. Es kann kostenlos getestet werden.

Unterstützung in der Teamarbeit

Für eine übersichtliche Organisation von Gesprächen und Themen eignet sich Slack, dass Unterhaltungen in so genannten Channels organisiert. So lässt sich jedes Thema zu einem Zeitpunkt nachverfolgen, in dem man Zeit dafür hat und mit den Teamkollegen teilen. Der Kommunikationsdienst enthält neben Chatgesprächen in einzelnen Teams auch unkomplizierte Möglichkeiten zum Datei-Austausch sowie Audio- und Video-Anrufen.

Kosten: Die kostenlose Version ist für kleinere Teams mit eingeschränkter Funktionalität, Lösungen für Unternehmen beginnen bei 6,25 € / Monat.

Eine weitere Alternative bietet Rocket.Chat https://rocket.chat/de/ , die open-source und skalierbar ist.

Eine weitere Variante Themen im Team oder in Projekten im Überblick zu halten bietet Trello, dass auf einer Kanban-Struktur mit einem Kartensystem basiert. Auf jeder Karte lassen sich Themen diskutieren, Aufgaben auch mit Fälligkeitsdatum setzen und priorisieren. Zudem werden erfolgte Änderungen mit protokolliert, um zu sehen, an welchen Aufgaben bereits gearbeitet wird. Unkomplizierte Funktionen wie z.B. Verschieben und Archivieren erlauben es, die Themenvielfalt auch schnell aufzuräumen und erledigtes zu markieren.

Kosten: Kostenfrei. Die Unternehmenspreise mit höherem Speicherplatz für Dateianhänge starten bei 9,99 $ / Monat (pro Benutzer*in).

Für das Aufgabenmanagement gibt es auch Microsoft to do, um Notizen digital mit Unteraufgaben und Fristen zu versehen. Alle Listen können im Team geteilt werden, so dass sich auch im Homeoffice Aufgabenstände des Teams überblicken lassen.

Kosten: Das Tool Microsoft to do ist kostenfrei.

Um Ideen visuell zu erfassen, weiter zu entwickeln und zu teilen kann das Tool MindMeister genutzt werden. Die Funktionalität kann sowohl für Brainstorming, reguläre Notizen oder auch im Projektmanagement angewendet werden.

Kosten: Eine geringfügige Funktionalität ist für bis zu 3 MindMaps kostenfrei, die Unternehmenslizenz kostet ab 12,49 € / Monat (pro Benutzer).

Projektmanagement

Für das klassische und agile Projektmanagement enthält die Software planio etliche Funktionen, wie z. B. Aufgaben-Management, Gantt-Diagramme, Wikis, Chats, Dateiablage und weitere.

Kosten: In der kostenfreien Bronze-Version gibt es ein Testprojekt, ein eigenes Projekt kann ab der Silver-Edition ab 19 € / Monat (5 aktive Nutzer) aufgesetzt werden.

Timebutler kann für die Zeiterfassung und das Verwaltung von Urlaubsplänen und Überstunden genutzt werden. Die Software ist browser-basiert und DSGVO-konform.

Kosten: Für die ersten 6 Wochen ist eine kostenfreie Version nutzbar, danach kostet eine Flatrate für die gesamte Nutzergruppe 24 € / Monat.

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten

Die Nextcloud-Plattform bietet online das Teilen und Bearbeiten von Dokumenten als lokale Kollaborations-Plattform mit nahtlos ineinandergreifenden Funktionen, wie z. B. auch Terminabstimmungen, Kalenderfunktionen, Videochat und weitere. Die Besonderheit der Nextcloud ist, dass sie open source zur Verfügung gestellt wird und selbst gehostet werden kann und somit geringe laufende Kosten hat.

Kosten: Eigenes Hosting oder die Enterprise-Edition von Nextcloud ab 1900 € / Jahr.

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